Vedtægter for Københavns Kommunes Lokalhistoriske Arkivudvalg

§ 1. Formål

Det er formålet med Københavns Kommunes lokalhistoriske arkivudvalg, at skabe gode og sikre rammer for det lokalhistoriske arkivarbejde i København, at støtte bydelenes lokalhistoriske arkiver i deres frivillige indsats med at dokumentere og formidle deres bydels historie og lokale identitet, samt at formidle et samarbejde mellem de lokalhistoriske arkiver, Københavns Stadsarkiv og Københavns Museum og bydelens kommunale kulturinstitutioner.

§ 2.

Stk. 1. Det lokalhistoriske arkivarbejde i Københavns Kommune varetages af Københavns Stadsarkiv og Københavns Museum samt af de lokalhistoriske arkiver, der måtte blive oprettet i de enkelte bydele.
Stk. 2. De lokalhistoriske arkiver er frivillige foreninger, som i de enkelte bydele indsamler, registrerer, opbevarer og formidler lokalhistoriske arkivalier, herunder billeder og fotografier for de dele af Københavns Kommune, der hører til de pågældende geografiske dækningsområder.
Stk. 3. Københavns Stadsarkiv modtager som offentligt kommunalt arkiv forvaltningens bevaringsværdige arkivalier, herunder fotografier m.v., der er tilvejebragt ved forvaltningens virksomhed. Desuden indsamler, registrerer, opbevarer og formidler det også i et vist omfang privatarkiver herunder lokalhistorisk arkivmateriale.
Stk. 4. Københavns Museum har som stor del af sin virksomhed som kommunalt hovedmuseum opbygget et billedarkiv, hvor man indsamler, registrerer, opbevarer og formidler fotografier og billeder fra København. Københavns Museum er således, for så vidt angår fotografier og billeder, kommunes største billedarkiv.

§ 3.

Stk. 1. Der nedsættes et arkivudvalg for Københavns Kommune. Udvalget har 5 medlemmer.
3 medlemmer af arkivudvalget og 3 suppleanter udpeges af ”Sammenslutningen af lokalhistoriske foreninger og arkiver i Københavns Kommune”. Udpegningen sket for et tidsrum af to år med første udpegning gældende for perioden 1. januar 2006 til 31. december 2007. Et medlem kan kun udpeges i fire perioder i direkte forlængelse af hinanden.
Stadsarkivaren og museumschefen er fødte medlemmer af udvalget. Stadsarkivaren og museumschefen kan dog vælge, at lade sig repræsentere af en medarbejder fra egen institution.
Stk. 2. Arkivudvalget konstituerer sig selv og afholder møde mindst to gange om året. Udvalget tilrettelægger i øvrigt selv sin forretningsorden. Kultur- og Fritidsforvaltningen fungerer som sekretariat for udvalget.
Stk. 3. Københavns Stadsarkiv og Københavns Museum fordeler den særlige rammebevilling til de lokalhistoriske arkiver (jf. § 4 stk. 1) efter indstilling fra Arkivudvalget. Med mindre, at der er enighed i udvalget om en anden fordeling, må højst 10 % af rammebevillingen anvendes til løsning af fællesopgaver. Udvalget indsender hvert år budgetforslag til Kultur- og Fritidsudvalget om næste års rammebevilling.
Stk. 4. Arkivudvalget aflægger årligt beretning om sin virksomhed til Kultur- og Fritidsudvalget.

Tilskud

Stk. 1. Budgettet for Kultur- og fritidsudvalget kan indeholde en særlig rammebevilling for tilskud til de lokalhistoriske arkiver i Københavns Kommune.
Stk. 2. Forudsætningerne for, at et arkiv kan opnå tilskud, er følgende:
A) At arkivet er medlem af ”Sammenslutningen af lokalhistoriske foreninger og arkiver i Københavns Kommune” (herefter SLAK), hvis vedtægter skal være godkendt af Københavns Kommune.
B) At det er en selvejende institution eller forening med vedtægter, der er godkendt af arkivudvalget.
C) At arkivets vedtægter indeholder bestemmelse om, at det indsamlede materiale tilbydes Stadsarkivet og/eller Københavns Museum ved en eventuel opløsning af arkivet, at Kultur- og Fritidsforvaltningen i givet fald underrettes hurtigst muligt, og at udbetalte tilskud kan kræves tilbagebetalt.
D) At der til arkiverne er offentlig adgang på nærmere fastsatte tidsrum.
E) At det indsamlede materiale opbevares på betryggende måde og at indsamlings- og registreringsarbejdet foregår efter retningslinjer, der er godkendt af arkivudvalget.
F) Ansøgning om tilskud til et arkiv eller til SLAK og skal være arkivudvalget i hænde senest den 1. oktober.
G) Arkivernes eller SLAKs årsregnskab skal være Arkivudvalget i hænde senest den 1. maj., og de skal være opstillet efter gældende regler jf. forvaltningens orientering herom.

§ 5. Ikrafttræden

Disse vedtægter træder i kraft, når de er godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget.

Skriv et svar