TILSKUDSUDVALGET

Kommissorium: Sammenslutningen af lokalhistoriske foreninger og arkiver i
Københavns Kommune (SLAK)’s udvalg for fordeling af tilskud oodtaget fra
Københavns Kommune.

§ 1. Formål:


Udvalgets (Tilskudsudvalget) formål er at varetage fordeling af tilskud fra København Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltning, i overensstemmelse med de regler og kriterier kommunen og SLAK udstikker. Samtidig at sikre at der indsamles regnskaber fra de arkiver, der har modtaget tilskud via Tilskudsudvalget, og foretage samlet indrapportering til kommunen. Regnskaber skal indsamles i samme detaljeringsgrad som tilskud er modtaget. Endelig er Tilskudsudvalget også ansvarlig for at udarbejde og indsende ansøgninger om tilskud, dels ved udløb af puljemidler og dels hvert år i overensstemmelse med modtagne budgetter fra arkiverne. Udvalget er et underudvalg under SLAK, som har det overordnede ansvar i forhold til kommunen.


§ 2. Interessenter:


Stk. 1. Det lokalhistoriske arkivarbejde i Københavns Kommune varetages af de lokalhistoriske arkiver, der måtte blive oprettet i de enkelte bydele, i samarbejde med Københavns Stadsarkiv og Københavns Museum samt andre relevante kulturinstitutioner. Stk.2: De lokalhistoriske arkiver er frivillige foreninger, som i de enkelte bydele indsamler, registrerer, opbevarer og formidler lokalhistoriske arkivalier, herunder billeder og fotografier for de dele af Københavns Kommune, der hører til de pågældende geografiske dækningsområder.


§ 3. Tilskudsudvalget:


Stk. 1. SLAK nedsætter et udvalg, Tilskudsudvalget, til at varetage denne opgave. Tilskudsudvalget har 4 medlemmer, hvor formand og kasserer for SLAK er fødte medlemmer. SLAK bestyrelse udpeger 1 medlem, og generalforsamlingen vælger 1 medlem samt en suppleant.. De to valgte medlemmer samt suppleanten er valgt for 2 år ad gangen. Et medlem/suppleant kan kun vælges for 3 perioder i direkte forlængelse af hinanden. Udvalget må bruge frivillig regnskabshjælp, hvis det skønnes hensigtsmæssigt. Stk. 2. Tilskudsudvalget konstituerer sig selv, og der afholdes mindst 3 møder årligt, og udvalget tilrettelægger selv sin forretningsorden. Forretningsordenen skal dog omfatte at SLAK skal godkende fordeling af tilskud inden effektuering. Stk. 3. Tilskudsudvalget fordeler den del af tilskuddet, der modtages fra København Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen, på basis af indsendte budgetter fra søgende arkiver. Tilskudsudvalget udarbejder en oversigt over ansøgningstidspunkter, tildelingstidspunkter, afleveringstidspunkt for regnskab samt skabeloner ti brug ved udarbejdelse af budgetter og regnskaber. Overholdelse af både tidsfrister og skabeloner er forudsætninger for at et arkiv kan komme i betragtning til at modtage tilskud. Stk. 4.: Tilskudsudvalget udarbejder årsrapport med regnskaber til København Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltning, i overensstemmelse med kommunens regler herfor. Stk. 5, Tilskud: Forudsætningerne for et arkiv kan komme i betragtning til at opnå tilskud er minimum: 1. At arkivet er medlem af ”Sammenslutningen af lokalhistoriske foreninger og arkiver i Københavns Kommune” (herefter SLAK), hvis vedtægter skal være godkendt af Københavns Kommune. 2. At der et tale om en selvejende institution eller forening med vedtægter, der er godkendt af SLAK, som sikrer at vedtægterne er i overensstemmelse med København kommunes regler herfor. 3. Vedtægterne skal indeholde bestemmelse om, at det indsamlede materiale tilbydes Stadsarkivet og/ eller Københavns Museum ved en eventuel opløsning af arkivet, at København Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen i givet fald underrettes hurtigst muligt, og at udbetalte tilskud kan kræves tilbagebetalt af SLAK på vegne af København Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen. 1 4. At der til arkiverne er offentlig adgang på nærmere fastsatte tidsrum. 5. At det indsamlede materiale opbevares på betryggende måde og at indsamlings- og registreringsarbejdet foregår efter retningslinjer, der er godkendt af SLAK. 6. Ansøgning om tilskud til et arkiv skal være Tilskudsudvalget i hænde senest den 1. oktober året før. 7. Arkivernes og SLAKs budgetter og årsregnskab skal være opstillet efter gældende regler jf. forvaltningens orientering herom, samt indsendt i overensstemmelse med København Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltnings krav hertil..


§ 5. Ikrafttræden


Disse vedtægter træder i kraft, når de er godkendt af SLAK på en generalforsamling.

Sammenslutningen af lokalhistoriske foreninger og arkiver i Københavns Kommune