Referat af ordinær generalforsamling i SLAK

Sammenslutningen af lokalhistoriske foreninger og arkiver i Københavns Kommune
Tirsdag d. 29. april 2014 kl. 19.30
Formand Jørgen Melskens bød de 19 fremmødte medlemmer velkommen og takkede kulturborgmester Carl Christian Ebbesen for at besøge os som optakt til generalforsamlingen, samt stadsarkivar Kristian Bak, der mødte som medlem af SLAK.
Efter et kort oplæg om vigtigheden af vores lokalhistorie, hvor han også roste de lokalhistoriske arkiver for deres frivillige arbejde, udtrykte Carl Christian Ebbesen glæde over at det var lykkedes at skaffe flere midler til lokalarkivernes arbejde i de kommende 4 år.
Der var derefter mulighed for at stille spørgsmål.
Nogle lokalarkiver syntes det er uforståeligt, at man skal bruge de kommunale tilskudskroner på at betale husleje i kommunale ejendomme, pengene cirkulere blot mellem forskellige kommunale instanser.
Asbjørn (Christianshavn) meldte sig med et forslag om Københavns Museums Billedarkivs samling, som han meget gerne så digitaliseret for at øge tilgængeligheden. Måske kunne der indgås et samarbejde mellem frivillige fra lokalarkiverne og Billedarkivet om det. Flere andre tilsluttede sig idéen og forespurgte om mulighed for sponsorering til etablering af et elektronisk arkiv. Man var i gang med arbejdet men der ville komme omkostninger i størrelsesordenen 50-100.000 kr. Der blev også tilføjet et ønske om at indføre Creative Commons-rettigheder, så det også blev nemmere at bruge f.eks. billeder i formidlingsprojekter.
Carl Christian Ebbesen svarede, at der altid var omkostninger ved at finde og kopiere materiale til brugere, og dette skulle betales, men han var ellers positiv overfor det foreslåede projekt. Hvis vi indsendte en begrundet ansøgning, mente han, at det ville være meget nemt at skaffe flertal for en bevilling på 50-100.000 kr. Stadsarkivar Kristian Bak udtalte sig også positivt om forslaget.
Der var flere der mente, at provinsarkiverne havde betydeligt bedre forhold end de københavnske. SLA afholder nogle udmærkede kurser. Prisen overstiger desværre ofte, hvad vi i København kan overkomme at betale.
Formanden takkede efter ½ times engageret dialog kulturborgmesteren, som derefter drog videre, og vi tog hul på dagsordenen.

1. Valg af dirigent og referent
Formanden foreslog Anders Hjort som dirigent og Paul-Erik Lind som referent. Begge blev valgt.

2. Beretning
Jørgen Melskens aflagde beretningen på bestyrelsens vegne:
”Da vi sidste år havde GF i SLAK stod det helt klart, at der var to store hovedopgaver for Sammenslutningen i 2014.

For det første skulle vi arbejde intenst på at få forøget vores bevilling fra Arkivudvalget, da den nuværende bevilling helt blev ædt op af huslejer til foreningerne og arkiverne.

Det andet var at finde ud af, hvilket digitale arkiveringssystem vi i fællesskab skulle benytte os af i fremtiden. Skulle vi fortsætte og videreudvikle MALTEX systemet? Skulle vi arbejde for det system som Københavns Stadsarkiv benytter sig af – altså STARBAS? Eller kunne der komme andre systemer på banen.

Da Allan Mylius Thomsen var på besøg sidste GF bad vi ham om, at arbejde for, at vores bevilling fra Københavns Kommune blev væsentligt forhøjet. Det lykkedes som bekendt. En forhøjelse på 160.000 kr. pr. år over de næste 4 år.

Omkring vores arkiveringssystem overlader jeg om lidt ordet til Peter Saxov, der vil redegøre for det arbejde, man har lavet indtil nu og planerne for det kommende år.

Da vi i ansøgningerne til Arkivudvalget for 2014 var meget forsigtige med at forlange for meget, oplevede vi i Arkivudvalget for vist nok første gang, at vi ikke fik brugt hele bevillingen.

Vi vidste dog, at en af de sidste lokalhistoriske foreninger og arkiv, nemlig Nørrebro havde fået et varsel om, at også de ville få et huslejekrav på trods af, at de holder til i en kælder under det tidligere Sct. Joseph’s Hospital.

Hvor meget vi fremover nu er sikret mod huslejestigninger, som vil æde sig ind på vores bevillinger, ved vi ikke, men lad os da foreløbig glæde os over, at nu er der et stykke tid fremover penge til udgivelser, inventar, teknisk isenkram m.m.

Jeg vil gerne takke for samarbejdet med den nuværende bestyrelse, selvom jeg selv var lidt ”underdrejet” i efteråret 2013. Men siden nytår har alle arbejdet i lokalforeningernes og arkivernes interesse, og der er nu vilje og gå-på-mod til at få løst vores digitalisering, selvom vi i bestyrelsen godt ved, at det bliver et emne vi flere år fremover kommer til at beskæftige os med.

Jeg giver så ordet til Peter Saxov for en redegørelse for, hvor langt vi indtil nu er kommet med MALTEX systemet.”

Peter Saxov redegjorde for arbejdet omkring arkivernes databasesystem til registrering. Bestyrelsen afholdt et møde med Malthe von Sehested fra Maltex, som er indstillet på at gennemføre de forbedringer, vi ønsker, men han ønskede en klar beskrivelse af disse ønsker. I forlængelse af mødet besluttede vi at anbefale en fastholdelse af Maltex, og vi nedsatte derfor en arbejdsgruppe med Peter Saxov som tovholder og med deltagelse af folk med stor erfaring fra registreringsarbejdet. Gruppen består af:
Merete Carstens, Anders Hjorth, Peter Saxov, Annie Dühring, Verner Langballe, Asbjørn Kaasgaard, Jan Mørch og Gerda Andersen.

Arbejdsgruppen indstiller følgende ønsker til en forbedret version Maltex :
o Systemet skal altid være bagud kompatibelt, således forstået at indberettede data altid vil være brugbare i nye versioner.
o Der skal etableres en brugervenlig søgefacilitet for eksterne gæster.
o Der udarbejdes en brugervejledning – et udkast foreligger fra Vanløse-gruppen.
o En superbruger som kan yde hjælp skal udpeges.
o Arbejdsgruppen tilbyder at foretage test og korrekturlæsning af systemændringerne.
o Som kontakt person overfor Maltex peger gruppen på Peter Saxov.
o Arbejdsgruppen vil desuden gerne involveres i planlægning af Maltex’ workshop i september.

En mere udførlig rapport er vedhæftet referatet som bilag

I den efterfølgende diskussion om beretningerne blev det oplyst at Selskabet for Københavns Historie har meldt sig ind i SLAK. – Nogle arkiver er medlem af Dansk Lokalhistorisk Forening og anbefaler ddtte. Måske skulle SLAK søge et kollektivt medlemskab?

3. Regnskab
SLAK’s kasserer trak sig fra posten i 2013, og formanden overtog regnskabet, så det er foregået under utilfredsstillende betingelser. Da regnskabet skulle revideres var dte ikke muligt at få kontakt til kassereren. Det viste sig, han var på ferie. Først i sidste øjeblik har revisorsuppleanten gennemset regnskabet, men han har ikke kunnet godkende det.

Generalforsamlingen tog det forelagte regnskab til efterretning. Når regnskabet er blevet revideret af revisoren, bemyndigedes bestyrelsen til at godkende det.

4. Indkomne forslag
Der var ingen indkomne forslag.

5. Budget og fastsættelse af kontingent
Et budget vil blive udsendt sammen med referatet. Kontingentet er uændret.

6. Valg
Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer: Anders Hjort og Paul-Erik Lind blev valgt.

Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen: Ingolf Broe og Peter Saxov blev valgt.

Valg af en revisor: Jens Peter Gjaldbæk blev valgt.

Valg af en revisorsuppleant: Vi enedes om at spørge den afgående revisor Hans-Otto Lindgren, om han vil indtræde som revisorsuppleant.

7. Eventuelt
Indsendte ansøgninger om ekstrabevillinger fra Arkivudvalget behandles den 22. maj.

Bilag: Arkivdatabasegruppens rapport, april 2014
Referat af konstituerende møde i bestyrelsen

Referent: Paul-Erik Lind

Jørgen Melskens Anders Hjort
Formand dirigent